Работа администрации в условиях единого информационного пространства школы (Электронный документооборот)

Одним из направлений информатизации образовательного процесса и создания единого информационного простран¬ства школы является применение информационных и коммуникационных технологий в управлении образованием. Для этого административные работники школ должны владеть персональным компьютером на таком уровне, который позволит им самостоятельно выполнять следу¬ющую работу:
• создавать базу данных учителей и учащихся;
• составлять учебный план, тарификацию;
• составлять расписание;
• вести мониторинг обученности учащихся с автомати¬ческим расчетом различных коэффициентов, построе¬нием диаграмм, графиков;
• создавать различные отчеты, документы и т. п.;
• вести несложные расчеты, не используя довольно дорогие программные средства.
• В перспективе — использование Web-технологий для связи с родителями, использование локальной сети для доведения информации до педагогов и учащихся.
Администрация учебного заведения работает в условиях информационно-управленческого пространства, являющегося частью единого информационного пространства образовательного учреждения.
Планирование и управление образовательным процессом, осуществляемое заместителем директора по учебно-воспитальной работе, является основополагающим производственным процессом. Оперируя общими для всех общеобразовательных учреждений базовыми данными и информационными потоками, оно включает в себя:
1. Определение структуры деятельности учреждения:
a. определение количества и организация учебных объединений (классов, групп);
b. обеспечение необходимыми кадровыми ресурсами;
c. наличие производственных площадей;
d. определение временных регламентов деятельности.
2. Планирование учебной деятельности учреждения:
a. разработка учебных планов для всех ранее определенных учебных объединений;
b. распределение педагогической нагрузки с учетом имеющихся кадровых возможностей.
3. Проецирование сформированных учебных планов на временную ось – расписание учебных занятий — с учетом всевозможных ограничивающих факторов (временных регламентов деятельности учебных объединений и педагогических кадров, ограничений по «производственным» площадям» и т.п.).
4. Обеспечение возможности динамического реагирования на запланированные и спонтанные изменения в процессе реализации учебной деятельности (болезни учителей, незапланированные мероприятия и т.п.).

Схема взаимодействия информационных потоков, приведенная на рисунке однозначно показывает, что объем формализованной информации общего (открытого) доступа, необходимой всем участникам образовательного процесса, сводится к списку классов и расписанию учебных занятий учреждения образования.
Реализуя модель их взаимодействия, можно утверждать, что административные процессы и процессы обеспечения образовательной деятельности тесно взаимодействуют, опираясь на результаты работ по планированию и управлению образовательным процессом.
Требования к ИС для планирования и управления образовательным процессом.
Для составления минимально приемлемого расписания необходимо постоянно следить за такими факторами, как разумность методического насыщения каждого дня недели, эффективность расположения того или иного урока в сетке учебного дня и взаимного расположения уроков и т.д. Эти факторы оказывают едва ли не решающее влияние на процесс усвоения знаний.
Сегодня, когда количество изучаемых в школах предметов постоянно возрастает, а нагрузки по отдельным предметам в результате профилирования, как целых школ, так и отдельных классов растут не по дням, а по часам, достижение эффективного результата «некомпьютерным» путем становится неразрешимой задачей даже для опытных специалистов.
Ошибки, которые вновь и вновь допускали различные разработчики программ, пытаясь создать полностью автоматизированную систему составления расписания, показывают, что для достижения поставленной цели необходимо учесть следующие ключевые моменты:
• принятие конкретных решений в конфликтных ситуациях, связанных с выбором по принципу «меньшее из зол», должно оставаться за человеком, который организует учебный процесс и руководит им;
• попытка заставить пользователя задать все необходимые данные о школе, которые бы позволили программе самостоятельно принимать «обоснованные» решения, отнимает у завуча больше времени, чем сама процедура составления расписания;
• далеко не все данные, необходимые для составления расписания, могут быть подготовлены в таком виде, чтобы они были «поняты» программой;
• несмотря на существование формальных оценок качества расписания, у каждого завуча имеется свое, субъективное, видение хорошего расписания занятий в школе, где он работает.
Одним из важнейших звеньев построения единого информационного пространства учреждения образования является создание общей информационной базы данных как совокупности баз данных, созданных и интегрированных на основе отображения реальных информационных потоков.
Общие принципы формирования единой базы
Остановимся на общих принципах организации работы по созданию единой информационной базы. Это тем более актуально, что в ходе их обсуждения мы должны не только ответить на вечные вопросы «Что делать?» и «С чего начать?», но и на не менее значимые для вас: «Как делать?» и «Кто будет делать?».
Работа по созданию общей базы данных в информационной системе администрирования деятельности образовательного учреждения невозможна без однозначного определения так называемой базовой компоненты информационного пространства (далее базовой информации).
Под базовой информацией мы будем понимать информацию, объединяющую информационные потоки, однозначно востребованные любой используемой в учреждении образования программной оболочкой.
Основными составляющими базовой информации являются информация общего доступа и периодизированные компоненты базовой информации.
Информация общего (коллективного) доступа, которая является прямым отображением базовой информации, и к которой обращаются все информационные системы и дополнительные модули, содержит:
• общие сведения об образовательном учреждении;
• общие данные о структуре образовательного учреждения;
• наиболее общие сведения о материально-технической базе образовательного учреждения (списки помещений);
• общий список изучаемых в образовательном учреждении учебных
• предметов и дисциплин;
• общий список сотрудников;
• общий список учащихся.
Если внимательно рассмотреть перечисленные данные, то станет понятно, что к данной информации действительно имеет доступ абсолютно каждый участник образовательного процесса.
Периодизированные компоненты базовой информации представляют собой:
• конкретизированную структуру образовательного учреждения,
• включающую перечень классов и групп второй половины дня выбранного учебного года (периода);
• конкретизированные списки сотрудников, включая работающих только в рамках выбранного учебного года (периода);
• списки обучающихся в конкретных классах выбранного учебного года (периода);
• базовую документацию учебного планирования (Учебный план и распределение нагрузки) на выбранный учебный год (период);
• штат образовательного учреждения и Штатное расписание выбранного учебного года (периода);
• план основных мероприятий образовательного учреждения на выбранный учебный год (период).
Периодизированные компоненты базовой информации есть не что иное, как конкретизированная во «времени» часть информации общего доступа плюс базовая организационно-методическая документация образовательного учреждения, предопределяющая деятельность основных участников информационного пространства в выбранный временной период.
Одна из важных задач, неизбежно встающая перед руководителем образовательного учреждения, — это перевод процесса управления образовательным учреждением на безбумажную технологию, что, по мнению специали¬стов в этой области, позволит избавиться от рутинного и отнимающего много времени труда в делопроизводстве, планировании учебного процесса и т. п.