Система управления электронным документооборотом (СУЭД) образовательного учреждения

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) образовательного учреждения не может быть органично интегрирована в деловые процессы подразделений без взаимодействия с функционирующими системами управленческого учета. С другой стороны, без системы электронного документооборота даже корпоративные приложения, использующие интегрированную базу данных (БД) не позволяют создать полноценную информационную среду, на основе которой возможна реализация разнообразных приложений, сервисов и служб.
ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документооборота: это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправления.
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в образовательном учреждении. Организация документооборота включает в себя последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
Исследования организации движения документов в учреждении позволяют выявить ее типовые недостатки:
• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в учреждениях одинаковых уровней и направлений деятельности;
• наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;
• неоднократные неоправданные возвратные движения документов;
• несовершенство технологий обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;
• отсутствие правил передачи документов.
Общие принципы организации документооборота впервые были сформулированы и закреплены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД) – в 1973 г.
Они не устарели до сих пор:
• оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
• обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
• исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Таким образом, главное правило организации документооборота следующее: оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Реализация этих правил в конкретных учреждениях возможна при внедрении Систем электронного документооборота (СЭД), а также при разработке инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков и пути прохождения видов документов, наиболее важных для деятельности организации.
Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя. Четкая регламентация движения документов на любых носителях должна учитывать целесообразность всех перемещений и обусловленность операций по обработки документов в учреждении.
Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в образовательном учреждении.
Документопоток в организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями разных уровней и специалистами) и пунктами технической обработки документации.
Участники документопотоков:
• руководитель – осуществляет руководство организации и ее структурными подразделениями;
• секретарь, заместители руководителя - сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, обеспечивающие работу с документами на стадиях создания, получения, маршрутизации, отправки, хранения, контроля исполнения поручений;
• исполнители – все остальные сотрудники, специалисты и технические работники, непосредственно работающие с документами.
Как правило, секретари работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители – с содержанием.
В документооборот включается совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений, их реализаций и контроля за исполнением. Это документы:
• содержащие исходную достоверную и достаточную для принятия решения информацию;
• фиксирующие сами управленческие решения;
• направляемые для исполнения;
• сообщающие о результатах исполнения решения.
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в т.ч. неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, исходя из качественных и количественных характеристик.
К качественным характеристикам документооборота относят:
1. Используемая система документационного обеспечения управления – автоматизированная (СЭД), традиционная или смешанная.
2. Разделение документооборота на документопотоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки.
3. Направленность движения документов и их периодичность.
4. Характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т.д.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческой системе.
По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например университет и его филиалы. Восходящие потоки – это документы подчиненных организации, направляемые в вышестоящие инстанции; документы, получаемые вышестоящей инстанцией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими организациями подчиненным организациям.
По отношению к управленческой системе выделяют:
• поток входящей корреспонденции поступает из внешних организаций. Входящий документопоток проходит необходимые стадии регистрации и обработки, разбивается на «ручейки» в виде конкретных поручений и попадает к конкретным сотрудникам для ознакомления или исполнения.
• поток исходящей документации создается структурными подразделениями, утверждается и после регистрации отправляется во внешние организации.
• поток внутренней документации – это документы, создаваемые внутри организации и не выходящие за ее пределы. Их путь начинается у одних сотрудников – авторов и заканчивается у других сотрудников – исполнителей.
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и принятых в организации технологий работы с документами.
Входящий документопоток составляют:
• документы вышестоящих организаций. Они содержат директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для управленческой, учебной, научной, экономической деятельности учреждения. В ОУ это документы из министерств, администрации субъектов федерации и департамента и управления образования. Основные виды документов этой группы: законы, указы, постановления, решения, приказы, распоряжения, письма, инструкции, методические указания и рекомендации;
• документы подведомственных организаций, которые содержат сведения о выполнении распоряжений, запросы о методах и средствах выполнения заданий и отчетные данные об их деятельности;
• документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения или направления необходимой информации. Основные виды документов этой группы: письма (информационные, рекламные, запросы и т.п.), договоры и документы, сопровождающие выполнение договоров;
• обращения граждан.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации (директор ОУ, заместителям директора ОУ) и непосредственно учителям.
Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Кроме того, значительную часть исходящего документопотока составляют информационные документы: письма, отчеты, справки, договоры, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. К ним, прежде всего, относят организационные документы, определяющие задачи и функции учреждения в целом, а также его структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, правила, регламенты, штатные расписания и пр.
Распорядительные документы, издаваемые руководством, выполняют функцию оперативного регулирования деятельности учреждения. Самостоятельные группы документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету личного состава.
Очень важен анализ периодичности документов. Так, в образовательных учреждениях «пик» составления плановых и отчетных документов приходится не столько на конец календарного года (ноябрь – декабрь), сколько на конец учебного года (май – июнь). Июнь – август – период увеличения документов по личному составу, что связано с ежегодным приемом и отчислением учащихся, а также с заключением трудовых договоров с преподавателями на учебный год.
Маршрут движения является одной из основных характеристик документооборота. Он включает в себя все инстанции движения документа от получения его организацией или создания черновика до подшивки в дело. Обычно наиболее нерегламентированными являются маршруты внутренних документов, вследствие чего возникают ощутимые потери времени при их подготовке и обработке. Исключение составляют распорядительные документы, движение которых наиболее упорядочено.
Для получения полной и объективной картины состояния документооборота учреждения необходимо иметь количественные характеристики документооборота.
К количественным характеристикам относится, прежде всего, объем документооборота. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы (не только регистрируемые, но и нерегистрируемые), а также все копии, изготовленные средствами оргтехники.